Gaat de wal het schip weer eens keren, of kijken we eerder onder de motorkap?
In de commissievergadering over het functioneren van de ambtelijke organisatie heeft KiesKatwijk de volgende opmerkingen gemaakt:
Conclusie
Er zijn redenen om aan te nemen dat het veel beter kan. Maar ook als dat niet het geval zou zijn is het goed om dat op een betrouwbare en onafhankelijke wijze te kunnen vaststellen. Als er geen punten voor verbetering zijn dan weten we dat we alleen aan de inputknop kunnen draaien. Daarom zou het goed zijn als een externe partij een doorlichting zou maken van de organisatie om probleemoorzaken en mogelijke verbeterroutes globaal in kaart te brengen. Dan krijgen we als gemeenteraad objectief op tafel hoe de vlag er bij hangt, en wat deze gemeente te doen staat. Die informatie heeft de gemeenteraad ook hard nodig als we straks de bezuinigingsoperatie induiken. KiesKatwijk is van mening dat een grote bezuiniging zonder aan de personeelsformatie te komen ondenkbaar is. Zowel vanuit principieel als praktisch oogpunt. De diagnose scherp krijgen om te weten te komen waar er gesneden moet worden, of waar de efficiency beter moet is bij uitstek onze verantwoordelijkheid als gemeenteraad. Een verantwoordelijkheid zowel naar de inwoners, die afhankelijk zijn van de output van ons apparaat en die de exponentieel stijgende lokale lasten ophoesten, als een verantwoordelijkheid naar de eigen medewerkers die we een uitdagende en plezierige werkomgeving dienen te bieden.
Doorlichting gewenst
Bij de begrotingsbehandeling zullen wij een voorstel indienen voor zo’n doorlichting. Elementen daarin kunnen zijn een onderzoek naar de omvang en toegevoegde waarde van overheadfuncties c.q. functies die niet direct productief zijn op de kerntaken. De productiviteit van de afdelingen in het primaire proces moet ook in beeld komen en de tijd die besteed moet worden aan indirect productieve activiteiten. Het zou in dat verband aanbeveling verdienen om de tijdsbesteding in beeld te brengen binnen categorieën medewerkers. Moet iedereen altijd over van alles overleggen en wat kost dat? Werken zelfsturende teams in alle takken van sport effectief en efficiënt?
We zien te weinig verbetering
Bij voortduring bereiken ons signalen dat er problemen zijn die repercussies hebben op het gebied van kwaliteit, efficiency, effectiviteit en mogelijk ook op het terrein van de interne leefbaarheid. Daarbij komt dat die problemen een zekere hardnekkigheid kennen en dat bij voortduring wordt gewezen op externe omstandigheden als oorzaak. Ook het steeds willen aantonen dat het bij andere gemeenten ook geen koek en ei is komt niet overtuigend over. Het bevreemdt ons dat na al die jaren er nog steeds problemen met werkdruk worden gemeld. En dat ondanks het feit dat er keer op keer grote aantallen extra ambtenaren en externen worden aangesteld, zelfs tegen bezuinigingen in. Werkdruk die niet verdwijnt is een symptoom van onderliggende problemen die we als gemeenteraad nu wel eens objectief in kaart gebracht zouden moeten willen hebben. Vaagpraterij komt in dat verband niet overtuigend over. Gek dat B&W zo weinig interesse toont in het optimaliseren van zijn eigen gereedschap, de ambtelijke organisatie.
Verontrustende symptomen
Het stellen van vragen door raadsleden, een van de weinige middelen om informatie op tafel te krijgen in een redelijk gesloten bestuurscultuur wordt blijkbaar als storend ervaren. Dan is er dus echt iets fundamenteel mis. Terechte en zeer relevante vragen van mij over Valkenhorst, waar een astronomisch maar onbekend kostenplaatje aan vast hangt, worden botweg niet beantwoord. Is dat onwil of onkunde of is er iets te verbergen? Dat moet duidelijk worden. Externe klanten van het gemeentehuis, zoals sportverenigingen komen keer op keer met klachten over een merkwaardige bejegening. Waarom gebeuren dat soort dingen en waarom zien we geen verbetering? Hoe slecht is de organisatie er aan toe als zelfs een eenvoudige vraag om wat correspondentie over het Bosplein tot paniek in het gemeentehuis leidt?
Miljoenen over de balk gegooid?
Het bevreemdt ons dat nadat in het recente verleden jarenlang met haast religieuze verbetenheid onder de vlag van “Lean Management” letterlijk miljoenen euro’s zijn uitgegeven aan organisatie- en procesverbetering er nu nog steeds problemen worden gemeld op het gebied van processen en procedures. En ook het volgende modeverschijnsel, het zelfsturende team, zal waarschijnlijk meer problemen oproepen dan oplossen.
Werkplekbeleid werkt niet
Het bevreemdt ons helemaal niet dat het spreadsheet denken in het werkplekbeleid leidt tot vervreemding en tot het tegendeel van cohesie en collegiaal leren en samenwerken. Dat hebben wij in het verleden al voorspeld. De oorzaak van dit probleem ligt dus echt bij management & bestuur dat hier de verkeerde afslag heeft genomen.
Taboesfeer
Wij hebben samengevat de indruk dat er beter gepresteerd kan worden. We bedoelen dat niet zozeer op individueel niveau maar op het niveau van organisatieonderdelen. Helaas heerst er soms een taboesfeer rond het aankaarten van dit soort zaken. Kritiek wordt vaak als heiligschennis ervaren. Mijn verhaal zal ook nu wel weer een enorme woede opwekken bij de verantwoordelijken voor de organisatie.
Prestaties moeten beter
Maar bedenk dat een minder goed of niet optimaal functionerende organisatie ook een dure organisatie is. We komen qua financiële mogelijkheden nu in omstandigheden waarin we problemen niet opnieuw weer met extra geld en met extra ambtenaren kunnen afkopen. Er moet iets gebeuren. We moeten meer en beter presteren met hetzelfde aantal of met minder personeel.
Jaap Haasnoot