Cultuurrapport laat geen spaan heel van gemeentelijke organisatie Katwijk

De Kracht van Lokale politiek

Cultuurrapport laat geen spaan heel van gemeentelijke organisatie Katwijk


KiesKatwijk krijgt helaas gelijk
Met als
aanleiding de komst van een nieuwe burgemeester heeft KiesKatwijk tijdens de Algemene Beschouwingen een blik
achterom geworpen op het Wienen-tijdperk. In die periode zijn er vele goede
zaken tot stand gebracht, maar helaas moesten we ook constateren dat er
minimaal 25 miljoen euro over de balk gesmeten is. De achtergrond daarvan
hebben we het “big is beautiful syndroom” genoemd. Dat is een aandoening die
veel voorkomt bij carrière-politici die last hebben van overmatige ambitie. Men
wil het verschil maken en men wil Katwijk (lees: zichzelf) omhoog stoten in de
vaart der volkeren.
Grappig
genoeg is datzelfde verschijnsel ook waargenomen door de cultureel antropologen
die recent een cultuurrapport over
de gemeentelijke organisatie van Katwijk hebben gemaakt. Zij constateren (naast
heel veel andere zaken) dat de organisatie c.q. de smaakmakers heen en weer
pendelen tussen enerzijds de door ons waargenomen dikdoenerij en anderszins de meer
calvinistische “doe maar gewoon, dan doe je gek genoeg” houding. De organisatie
is “besmet” door die tendensen doordat het voorbeeldgedrag van de leiding is
gekopieerd.
Een pagina uit het Cultuurrapport
Drie probleemclusters
In een
brief aan de gemeenteraad noemt het college van B&W drie probleemclusters
die er in het rapport uitspringen:

  1. Er is een
    onduidelijke visie over de hoofddoelstellingen van de gemeente. Een onheldere
    visie is erger dan helemaal geen visie. Gaat het om dienstverlening, en wat is
    dat dan, en voor wie ?  En wil/moet
    Katwijk daarin (waarin ?) de beste van Nederland worden ?  Of toch niet ?

  2. Peoplemanagement
    schijnt een onbekend fenomeen te zijn. Als de situatie onhoudbaar wordt dan
    worden er koppen gesneld. Dat wordt echter vervolgens verkocht als een
    promotie. Disfunctionerende mensen krijgen een klusje in het rommelhok van de
    organisatie waar ze geen kwaad kunnen en leuk mogen fröbelen.

  3. Zoals al
    uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) bleek levert dat geen veilige
    omgeving op voor medewerkers en grijpt iedereen terug op zijn eigen
    overlevingsmechanismen. Cultuur is immers een antwoord om te “overleven” in een
    specifieke omgeving. Die antwoorden zijn divers en dat leidt tot wat men “fragmentatie”
    noemt. Er is dus onvoldoende cohesie en gelijkgerichtheid in de organisatie.
    Dat is voor elke organisatie die succesvol wil zijn een enorm handicap.

Wie neemt verantwoordelijkheid voor
het falen ?
Het
cultuurrapport laat geen spaan heel van de gemeentelijke organisatie. En daarmee
laten de onderzoekers ook weinig heel van het verantwoordelijke bestuur en het
verantwoordelijke ambtelijk management. Ik ga dat hier verder (nog) niet uit de
doeken doen. De lezer kan het rapport op de volgende link vinden en zijn eigen
oordeel vellen: LINK
Faalkosten
We moeten
dus helaas constateren dat in het W-tijdperk niet alleen heel veel geld
ondoelmatig besteed is. We zitten daarnaast als erfenis met een organisatie die
aan alle kanten rammelt. Een combinatie van grove onkunde en enorme desinteresse
moet hiervan de oorzaak zijn. We moeten op grond van het rapport helaas
concluderen dat de organisatie ziek is. Waar weinig over gezegd wordt is dat dit
disfunctioneren niet alleen leidt tot een suboptimale output maar ook tot
enorme (faal)kosten. Dat betreft niet alleen euro’s maar het kan niet anders
dan dat ook medewerkers ernstig te lijden hebben van deze situatie. Dat is
onaanvaardbaar. 
De mantel der liefde
Het is duidelijk
dat er heel veel medewerkers in de organisatie zitten die prima werk afleveren.
Ook zij zijn de dupe van het disfunctioneren van bestuur en management op dit
dossier. Het kan niet anders dan dat veel kwalitatief uitstekende mensen de
gemeente inmiddels ontvlucht zijn omdat de werkomstandigheden niet optimaal
waren. Kortom aan individuele mensen en aan de Katwijkse gemeenschap is enorm
veel materiële en immateriële schade gedaan. Dat is precies de reden dat
KiesKatwijk hier geen blad voor de mond neemt. Zaken bagatelliseren, goedpraten
en niet benoemen is deel van het ziekteproces zoals dat in het cultuurrapport
wordt benoemd. Daar zijn wij niet van.
Ziende blind, en horende doof
KiesKatwijk
heeft vanaf dag 1 in deze collegeperiode gestreden voor het serieus nemen van
de organisatieproblemen. Dit leverde slechts vijandschap in de top van de
ambtelijke organisatie, wegwuifgedrag en het onthouden van informatie vanuit
het college, en desinteresse en ontkenning vanuit de gemeenteraad op. Een
belangrijk symptoom van de onkunde en het gebrek aan oordeelsvermogen in het
bestuur en in de organisatie is de jarenlange steun voor het “Lean-project”.
Het cultuurrapport laat er weinig van heel. Hoe kan het dat blijkbaar alleen
KiesKatwijk deze problemen gezien heeft ?
Onderstaande
motie van KiesKatwijk werd recent nog door werkelijk iedereen op het gemeentehuis
weggeblazen.
Ook de politiek heeft boter op het hoofd

Bestuurlijke crisis onnodig
KiesKatwijk
heeft na lezing van het cultuurrapport eerst maar eens een aantal vragen aan
het College van B&W gesteld. Uit de beantwoording zal blijken of het college
 nog steeds onderdeel van het probleem
vormt. We mogen blij zijn dat de verantwoordelijke wethouder voor dit dossier
en de verantwoordelijke burgemeester inmiddels al zijn opgestapt. Op die manier
wordt hopelijk een bestuurlijke crisis vermeden.
De kosten van het leanproject
Een globale calculatie m.b.t. de
kosten van het project “Lean” binnen het gemeentelijk apparaat (420,4 Fte) leidt
tot een jaarlijks bedrag van minimaal 3 miljoen euro. Aannamen in de berekening
zijn dat er per Fte gedurende 40 weken per jaar 4 uur per week besteed wordt
aan het project “Lean”. De berekende 3 miljoen euro per jaar staat gelijk aan een
formatie van 44,8 tot 48,4 Fte die uitsluitend aan “Lean”
wordt besteed. Grappig genoeg is dit precies de omvang van de 50 Fte
bezuiniging die “Lean” zou moeten opleveren.
De bovenstaande berekening
is nog conservatief ingeschat omdat niet het aantal Fte is meegenomen dat zich
fulltime met ondersteuning van het project bezighoudt.  Ook is er geen rekening gehouden met
deeltijdwerk en hebben we dus voor het aantal personen aangenomen dat iedereen
fulltime werkt. Bovendien hebben we het hier uitsluitend over de kosten van
uren van het eigen personeel. Er is dus alle reden om te veronderstellen dat de
werkelijke kosten van “Lean” veel hoger zijn dan 3 miljoen euro per jaar.
En zoals René Slootweg van
Gemeentebelangen, die een fervent verdediger van “Lean” is, me laatst nog
uitlegde, dit zijn permanente kosten want “Lean” is a way of life en geen
eenmalige operatie. Hij vond dat een prima idee, net als collega Dirk Remmelzwaal
van de SGP trouwens. Die legde mij onlangs uit dat ik het hele leanconcept niet
gesnapt had. Het mooie van Lean was namelijk dat dit wondermiddel voor een adequate
cultuur zou gaan zorgen. Helaas moeten we nu constateren dat dit medicijn blijkbaar
erger was dan de kwaal, of dat het misschien zelfs als een symptoom van de
onderliggende kwaal moet worden gezien.
KiesKatwijk heeft de volgende vragen gesteld aan B&W

  1. Kunt
    u zich vinden in bovenstaande calculatie ?

  2. Zo
    nee, kunt u dan een alternatieve berekening maken en laten zien hoe u aan een
    ander bedrag komt ?

  3. Kunt
    u aannemelijk maken dat deze kosten worden terugverdiend ? Anders gezegd,
    levert het project voldoende rendement op ?

  4. Hoeveel
    jaren is het project “Lean” reeds operationeel ? Is er een datum voorzien
    wanneer het project afgerond is ?

  5. Hoeveel
    Fte wordt er door ondersteunende medewerkers (overhead) op “Lean” ingezet ?

  6. Is
    het u bekend dat in de vakliteratuur algemeen de directe koppeling van
    bezuinigingsdoelen met procesverbetering als een beginnersfout wordt gezien ?

  7. Is
    het u bekend dat “Lean” vooral toepassing kent bij organisaties met
    routinematige standaard processen en producten ? Hebt u zich gerealiseerd dat
    voor de onderdelen die gekenmerkt worden door kennisintensieve dienstverlening,
    met grotendeels unieke of maatwerk uitkomsten, de “Lean-benadering” minder
    geschikt is ?

  8. Hebt
    u zich gerealiseerd dat stopzetten van het project “Lean” per direct een
    bezuiniging van 45 tot 50 Fte zal opleveren ?

  9. Hoe
    schat u de kosten/baten verhouding van “Lean” in termen van motivatie en
    loyaliteit naar de organisatie toe in ?

  10. In
    uw brief spreekt u over het “elkaar onvoldoende aanspreken”. Is dat een
    eufemisme voor het in onvoldoende mate uitoefenen van leidinggevende taken in
    de organisatie ?

  11. In
    uw brief spreekt u over “behoefte aan duidelijkheid”. Bent u bereid te erkennen
    dat de doelstelling om de “beste dienstverlener van Nederland” te worden
    nauwelijks realistisch te noemen is gezien het beeld dat het cultuurrapport
    laat zien ?

  12.  U spreekt in uw brief over “fragmentatie op
    meerdere vlakken”. Alhoewel niet glashelder verwoord klinkt dit toch tamelijk
    ernstig en geeft het de indruk dat deze situatie al gedurende langere tijd moet
    hebben bestaan. Is deze indruk naar uw inschatting een juiste ?

  13. Vindt
    u het verstandig om een voorgenomen zeer complexe operatie, als het
    tegelijkertijd realiseren van een interne verbouwing, een interne verhuizing en
    het introduceren van een totaal andere werkwijze (het “nieuwe werken”), door te
    zetten zolang de oorzakelijke factoren van het disfunctioneren van de
    organisatie niet zijn weggenomen ?

Eerdere vragen van
KiesKatwijk
In
juni van dit jaar hebben we al vragen
gesteld over het in onze ogen onzinnige “Lean project”. We werden toen nog met
een kluitje in het riet gestuurd en men weigerde ons op dat moment inzicht te
geven in de kosten van Lean. Onthouden van informatie is natuurlijk een
doodzonde maar we hebben dat laten lopen. Je wilt de zaak niet steeds op de
spits drijven en we wisten dat de wal het schip zou gaan keren. Dat is nu
gebeurd. 
Brevet van onvermogen d.d. 26 mei 2016

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *